Wypis z kartoteki lokali – czym jest i jak uzyskać?

„Wypis z kartoteki lokalu” oraz „Zaświadczenie o samodzielności lokali” to dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia umowy w formie aktu notarialnego o ustanowienie odrębnej własności lokalu. Odrębna własność lokalu powstaje w momencie założenia księgi wieczystej dla danego lokalu.

Szukasz numeru księgi wieczystej?
Znajdź go na podstawie adresu nieruchomości lub numeru działki:
Wejdź na Ksiegiwieczyste.pl
Sprawdź, jakie to proste!

Założenie księgi wieczystej wymaga sporządzenia przez notariusza umowy w formie aktu notarialnego i umieszczenia w nim wniosku wieczystoksięgowego o założenie księgi wieczystej. Niezbędnym załącznikiem do sporządzenia aktu notarialnego jest „Wypis z kartoteki lokali” udostępniony przez starostę oraz „Zaświadczenie o samodzielności lokalu” wydane przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta.

Notariusz, po sporządzeniu aktu notarialnego, przesyła sporządzony dokument wraz z załącznikami do Sądu Rejonowego Wydziału Ksiąg Wieczystych właściwego dla miejsca położenia nieruchomości. Odrębna własność lokalu powstaje dopiero w momencie założenia księgi wieczystej dla tego lokalu.

Czym jest wypis z kartoteki lokali i kiedy jest potrzebny?

Wypis z kartoteki lokali jest dokumentem zawierającym informacje opisowe o samodzielnych lokalach znajdujących się w jednym budynku. Wypis z kartoteki lokali nie zawiera informacji o podmiotach, które władają tymi lokalami.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie prowadzenia księgi wieczystej w systemie teleinformatycznym informacje opisowe dotyczące lokalu ujawnia się w podrubryce 1.4.4 – dane o oznaczeniu lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość lub do którego przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu.

Wypis z kartoteki lokali (lub wypis z rejestru lokali) jest dokumentem niezbędnym do oznaczenia lokalu w księdze wieczystej (lokalowej) oraz w księdze wieczystej założonej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.

Wypis z kartoteki lokali jest generowany z operatu ewidencyjnego prowadzonego przez starostę (Prawo geodezyjne i kartograficzne Art. 24).

Jakie informacje zawiera wypis z kartoteki lokali?

Wypis z kartoteki lokali zawiera w swej treści informacje opisowe – ewidencyjne o samodzielnych lokalach znajdujących się w jednym budynku. Danymi ewidencyjnymi dotyczącymi lokali są:

1. identyfikator lokalu, na który składa się numer z krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju (TERYT), na który składają się: numer województwa, powiatu, gminy, obrębu ewidencyjnego, budynku, w którym znajduje się lokal oraz numer lokalu mieszkalnego,
2. numer porządkowy lokalu w budynku;
3. rodzaj lokalu, z rozróżnieniem na lokale mieszkalne i niemieszkalne;
4. numer kondygnacji, na której znajduje się główne wejście do lokalu;
5. pole powierzchni użytkowej lokalu wyrażone w m2 z precyzją zapisu do 0,01 m;
6. pole powierzchni użytkowej pomieszczeń przynależnych do lokalu wyrażone w m2 z precyzją do 0,01 m wynikające z sumy pól pomieszczeń przynależnych;
7. wykaz pomieszczeń przynależnych do lokalu z określeniem ich parametrów:
   a) rodzaj pomieszczenia, np. strych, garaż,
   b) identyfikator budynku, jeżeli pomieszczenie przynależne znajduje się w innym budynku niż lokal,
   c) powierzchnia użytkowa pomieszczenia przynależnego;
8. oznaczenie dokumentu potwierdzającego własność, o ile lokal stanowi odrębny przedmiot własności;
9. numer księgi wieczystej, o ile lokal stanowi odrębny przedmiot własności;
10. adres lokalu, jeżeli został ustalony numer porządkowy budynku, w którym znajduje się lokal;
11. jeżeli lokal stanowi odrębny przedmiot własności, wypis z kartoteki lokali zawiera oznaczenie jednostki rejestrowej lokalu.

Wypis z rejestru lokali (wypis z kartoteki lokali) jest dokumentem, który oprócz informacji zawartych w ewidencji odpowiednich dla lokali, zawiera również:

1. nazwę organu wydającego wypis;
2. oznaczenie sprawy według obowiązującego systemu kancelaryjnego;
3. tytuł dokumentu – „Wypis z rejestru lokali”;
4. nazwę województwa, powiatu, jednostki ewidencyjnej oraz nazwę i numer obrębu ewidencyjnego;
5. numer jednostki rejestrowej, lokali;
6. datę sporządzenia dokumentu;
7. nazwisko i imię osoby, która sporządziła dokument, albo adnotacje o sporządzeniu dokumentu w sposób automatyczny;
8. w przypadku wypisu sporządzonego w postaci elektronicznej – kwalifikowany podpis elektroniczny osoby reprezentującej organ albo kwalifikowany podpis elektroniczny osoby upoważnionej przez ten organ albo kwalifikowaną pieczęć elektroniczną urzędu obsługującego organ;
9. w przypadku wypisu sporządzonego w postaci papierowej – podpis osoby reprezentującej organ albo osoby upoważnionej przez ten organ oraz datę złożenia podpisu.

Organ wydający dokument „Wypis z kartoteki lokali” opatruje go klauzulą o treści: „Dokument niniejszy jest przeznaczony do dokonywania wpisu w księdze wieczystej”.

Przeczytaj: Błędny metraż mieszkania w księdze wieczystej

Kto może uzyskać wypis z kartoteki lokali?

Wypis z kartoteki lokali może uzyskać na wniosek:

• osoba, która jest właścicielem nieruchomości, osobą lub jednostką organizacyjną władającą lokalem(ami), których dotyczy wniosek;
• jest organem administracji publicznej albo podmiotem niebędącym organem administracji publicznej realizującym zdania publiczne związane z gruntami, budynkami lub lokalami, których dotyczy wniosek;
• jest operatorem sieci w rozumieniu ustawy z dnia 7 maja 2010 r. o wspieraniu rozwoju usług i sieci telekomunikacyjnych (Dz. U. z 2019r.poz.2410, z późn. zmianami.);
• jest operatorem systemu przesyłowego, systemu dystrybucyjnego oraz systemu połączonego w rozumieniu ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. prawo energetyczne (Dz. U. z 2020r.poz. 833, z późn. zmianami);
• ma interes prawny w dostępie do danych objętych wnioskiem wynikającym z aktu prawnego (należy podać oznaczenie publikatora tego aktu oraz jednostki redakcyjnej tego aktu, jak również należy wskazać okoliczności faktyczne będące przesłankami zastosowania przepisu prawa materialnego).

Wniosek o wydanie wypisu z kartoteki lokali należy złożyć na formularzu „Wniosek o wydanie wypisu lub wyrysu z operatu ewidencyjnego”, udostępnionym przez Państwową Ewidencję Gruntów i Budynków (EGIB).

Wzór formularza wniosku stanowi Załącznik nr 4 do Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 28 lipca 2020r. (Dziennik Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej, Poz. 1322 w sprawie wzorów wniosków o udostępnienie materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego – można go POBRAĆ TUTAJ (strona 20).

Wnioskując o wydanie „Wypisu z kartoteki lokali” należy w formularzu, w sekcji „Przedmiot wniosku” umieszczonej pod numerem „8” zakreślić kwadrat przy treści ”Wypis z kartoteki lokali”:

Źródło: Wzór wniosku o wydanie wypisu lub wyrysu z operatu ewidencyjnego – https://isap.sejm.gov.pl

Formularz należy wypełnić czytelnie, zgodnie z opisem poszczególnych pól wniosku, pamiętając o podaniu danych osobowych wnioskodawcy oraz o podpisie wniosku.

Wypełniając wniosek, w sekcji nr 12 „Postać dokumentów będących przedmiotem wniosku i sposób ich udostępniania” należy wskazać przez zakreślenie odpowiedniego kwadratu, w jaki sposób chcemy odebrać sporządzony przez urząd dokument:

• odbiór osobisty w siedzibie organu,
• wysyłka pod adres jak w nagłówku wniosku (bądź inny adres),
• inny sposób odbioru „Wypis z rejestru lokali”.

Do wniosku o udostępnienie dokumentu „Wypisu z kartoteki lokali” należy dołączyć dowód uiszczenia opłaty skarbowej.

W przypadku ustanowienia pełnomocnictwa, do wniosku należy dołączyć pełnomocnictwo oraz dowód uiszczenia stosownej opłaty. Pełnomocnictwo powinno być złożone w oryginale, w wypisie lub potwierdzonej kopii. Kopia musi być notarialnie potwierdzona (nie może to być ksero).

Wniosek o wydanie wypisu z kartoteki lokali można złożyć w siedzibie urzędu Państwowej Ewidencji Gruntów i Budynków, właściwego dla miejsca położenia lokalu.

Wniosek o wypis z kartoteki lokalu można złożyć na kilka sposobów, tj.:

• listownie,
• osobiście w urzędzie, w którym znajduje się wydział geodezji (w zależności od gminy będzie to urząd miasta lub starostwo powiatowe),
• online za pośrednictwem Portalu Interesanta, o ile urząd daję taką możliwość, opatrując dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym.

Ile kosztuje wypis z kartoteki lokali?

Wysokość opłat za udostępnienie materiałów z Państwowego Zasobu Geodezyjno-Kartograficznego określa Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne, Tabela nr 11 (str. 103).

Cena dokumentu różni się w zależności od tego, jaką formę otrzymania tego dokumentu wybierze wnioskujący:

• za „Wypis z kartoteki budynków” albo „Wypis z kartoteki lokali” w postaci dokumentu elektronicznego należy uiścić 15 zł;
• za” Wypis z kartoteki budynków” albo „Wypis z kartoteki lokali” w postaci dokumentu drukowanego należy uiścić 20 zł.

W przypadku wysłania dokumentu pod wskazany we wniosku adres, wnioskodawca dodatkowo zostanie obciążony opłatą pocztową.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, urząd wystawiający dokument z Państwowego Zasobu Geodezyjno-Kartograficznego, przed jego wydaniem sporządza i podaje do wiadomości wnioskodawcy „Dokument obliczenia opłaty”, w którym podaje wysokość należnej do uiszczenia opłaty oraz podstawę prawną tej czynności.

Czas oczekiwania na wydanie dokumentu

Urząd, po otrzymaniu wniosku, poinformuje wnioskodawcę o czasie oczekiwania na sporządzenie dokumentu. Zazwyczaj, załatwienie sprawy następuje niezwłocznie po wniesieniu i opłaceniu wniosku do właściwego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej. Zdarza się, że z różnych powodów czas oczekiwania na załatwienie sprawy może się przedłużyć i trwać nawet do 30 dni.

Podstawa prawna:

1. Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 28 lipca 2020 r. w sprawie wzorów wniosków o udostępnienie materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego,
   licencji i Dokumentu Obliczenia Opłaty, a także sposobu wydawania licencji.
2. Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne.

Foto: Pexels.com